Az intézményi ingatlanpiacon bevett gyakorlat, hogy a tulajdonosok külső szolgáltatókat bíznak meg épületeik üzemeltetésével. Ennek spektruma és az érintett vállalkozók száma eltérő lehet, de legalább a létesítménygazdálkodást (facility management, FM) szinte mindig kiszervezik. Ennek olyan ésszerű okai vannak, amelyeket azoknak a cégeknek is érdemes megfontolniuk, amelyek főtevékenysége nem az ingatlanokhoz kötődik. Ez a bejegyzés mindenekelőtt nekik szól.
Valamilyen ingatlan használatára minden vállalkozásnak szüksége van. Annak működtetését a következő három megoldás egyikével, vagy azok kombinációjával oldhatja meg:
- Más tulajdonát bérli, ahol az üzemeltetésről a tulajdonos gondoskodik.
- Saját tulajdonú ingatlant használ, amelynek üzemeltetési feladatait megoldják a meglévő kollégák, komolyabb nagyságrend esetén az erre a célra létrehozott kis csapat.
- Szintén saját ingatlan üzemeltetéséhez részben vagy egészben külső vállalkozások szolgáltatását veszi igénybe.
Ahogy láthatjuk, az első opció a lényegét tekintve eltér a továbbiaktól: itt ugyanis a fő döntés arról szól,hogy tulajdonlás helyett béreljük az ingatlant, ez pedig általában a bérbeadó üzemeltetése mellett valósul meg. (Bár ez sem teljesen egyértelmű: speciális esetekben találhatunk részlegesen a bérlő által üzemeltetett ingatlanokat is, például bankfiókokat, ipari ingatlanokat egyetlen bérlővel vagy – jellemzően valamilyen lánchoz tartozó – üzlethelyiségeket). Az esetek nagy többségében az üzemeltetési döntés ebben a formában akkor merül fel, ha a cég saját tulajdonú ingatlanban (is) működik.
Felvetve ezt a kérdést egy átlagos hazai középvállalkozónak, az első reakció gyakran az elutasítás. Ha túl tudunk lépni a „mi ezt mindig így csináljuk”, illetve „ezt én nem bízom idegenre” jellegű válaszokon, és van lehetőségünk érdemi beszélgetést folytatni a témáról, az üzemeltetés kiszervezésével kapcsolatban átgondoltabb ellenérvek is meg szoktak jelenni, például:
- Egy külső szolgáltatóhoz képest erősebb a kontroll a saját kollégáim fölött, akik az üzemeltetés mellett rendszeresen más feladatokat is kapnak.
- Házon belüli megoldással csak a költségeket kell viselnem, egy szolgáltató pedig profitot is el akar érni, így szükségszerűen drágább lesz.
- Egy külső cég nem ismeri a mi sajátos viszonyainkat, nem képes azt adni, amire szükségünk van.
Nem kizárt, hogy ezek közül valamelyik vagy akár mind megállja a helyét az adott esetben. Az is kétségtelen, hogy a bizalom (illetve annak hiánya), vagy a múltban esetleg szerzett negatív tapasztalatok is nagy súllyal esnek a latba. Mindazonáltal érdemes megfontolni a kiszervezés mellett szóló érveket is, és megalapozott döntést hozni:
- Egy piaci szolgáltató jellemzően jóval nagyobb ingatlanportfolióval dolgozik, mint egy átlagos hazai vállalkozás. Ez lényegesen nagyobb hatékonyságot biztosít neki, akár beszerzésről (közművek, szolgáltatások), akár emberi vagy egyéb erőforrások felhasználásáról van szó. Az így elért alacsonyabb költségek miatt gyakran a szükséges (az erős verseny miatt egyébként nem túlságosan magas) profithányadot figyelembe véve is olcsóbban tudnak egy ingatlant működtetni, mint a nem erre szakosodott vállalkozások.
- Részben szintén a méretek, részben a specializáció miatt a jobb üzemeltetési szolgáltatók szakembergárdája olyan sokrétű tapasztalattömeggel rendelkezik, amely összehasonlíthatatlanul több és változatosabb probléma kompetens megoldására teszi őket képessé, mint amit egy szokásos vállalkozás saját csapata kezelni tud. Gondolhatunk itt a berendezések karbantartásának és cseréjének tervezésére, egyes műszaki problémák súlyosságának megítélésére, alvállalkozókkal szembeni szerződéses kérdések kezelésére, vagy például az energia-beszerzésre, amely nem laikusnak való feladat – és még sorolhatnánk.
- Amit külső szolgáltatónak kifizetünk, az számszerűen megjelenik a szemünk előtt. Rákényszerülünk, hogy tudatosítsuk magunkban az üzemeltetés és ezáltal az ingatlanhasználat költségeit. Gyakori jelenség, hogy házon belüli megoldások esetén azok valós költségeiről a társaság vezetésének csak igen távoli fogalmai vannak – különösen, ha azok összemosódnak más tevékenységekre fordított összegekkel, például mert ugyanazon munkatársak végzik azokat is.
- Jobban mérhető, és így jobban számon kérhető. Ha pedig ezek alapján nem ítéljük sikeresnek a tevékenységet, nyugodtan váltsunk vállalkozót – ez egy igen erős motivációs eszköz a kezünkben!
- Nem szükséges egyetlen szolgáltatóra bízni magunkat az üzemeltetés során. A tevékenységnek számos rétege, ága, felbontási lehetősége van, amelyek egy kézben tarthatóak, de külön is választhatóak. Utóbbi esetben bizonyos szereplők feladatának részét képezi, hogy mások munkáját ellenőrizzék, bennünket azokkal (pl. az üzemeltetők a karbantartókkal, a létesítménygazdálkodók a biztonsági személyzettel) szemben képviseljenek. Mondanunk sem kell, hogy az ellenőrzési tevékenységre is jellemzően alkalmasabb egy olyan vállalkozó, aki régóta ezzel keresi a kenyerét, mint az irodavezetőnk vagy akár – nem ingatlanokra szakosodott – műszaki igazgatónk.
- A vállalkozók kiválasztásában segítségünkre van azok tevékenységének minősítettsége (pl. ISO), ezt azonban nem hangsúlyoznánk túl; tapasztalataink szerint ez önmagában nem sokat mond a szolgáltató felkészültségéről. Ezzel szemben fontos, hogy komoly összegű (millió eurókban mérhető) felelősségbiztosítása legyen a választott cégnek, mert így egy esetlegesen elkövetett súlyosabb hibáért a veszteségeinkkel arányos kártérítést követelhetünk, amit a saját csapatunktól nyilván hiába várnánk.
- Végül egy nem elhanyagolható szempont: külső specialista megbízása esetén nem kényszerülünk arra, hogy saját erőforrásainkat ilyen, a főtevékenységhez nem kapcsolódó feladatokra koncentráljuk.
Hosszan soroltuk az érveket, azonban távolról sem szeretnénk azt sugallni, hogy az üzemeltetés kiszervezése mindig a legkedvezőbb, leginkább célravezető megoldás. Mindig a cégméret, a tevékenység jellege és kockázatai, az ingatlanigény mennyiségi és minőségi karakterisztikája, a rendelkezésre álló erőforrások, HR-megfontolások és sok más szempont alapján kell ezt a döntést egyedileg meghozni. Az viszont mindenképp tanácsos, hogy a kiszervezést se söpörjük le az asztalról, hanem vizsgáljuk meg és tudatosan vessük össze az alternatívákkal. Ha ezek után maradunk az eredeti változatnál, legalább megnyugodhatunk: megalapozott döntést hoztunk.
